Leadership

Projektleitung ohne Weisungsbefugnis? Mit diesen Tipps funktioniert’s

Als Projektleiter sind Sie Kopf eines Teams, was Sie defacto zum Vorgesetzten ihrer Kollegen macht. Eigentlich, denn eine offizielle Weisungsfunktion haben Sie nicht. Umso ernster sollten Sie Ihre Führung von Anfang an nehmen. Davon hängt nicht zuletzt das Projektergebnis ab.

Cornelia Wüst, Geschäftsführerin der Tiba Coaching und Autorin des Haufe Taschenguides „Survival-Kit für Projekte“, erklärt Ihnen, worauf es bei der Führung eines Projektteams ankommt. Die erfahrene Beraterin ist außerdem als Referentin bei den kommenden » PM-Tagen am 14. und 15. März 2018 in München dabei. Ihr Thema lautet „Leadership 4.0“ – passend zum Leitthema „Sustain|Ability“.

Der Projektleiter als Führungskraft (ohne Weisungsfunktion)

Folgende Aspekte helfen Ihnen dabei, den Rückhalt Ihres Teams zu bekommen:

Entscheidungsfähigkeit: Stellen Sie sicher, dass Sie alle relevanten Informationen erhalten und über genügend Fachwissen verfügen, um fundierte Entscheidungen zu treffen. Fordern Sie Informationen aktiv ein und verankern Sie Kommunikationskanäle und -maßnahmen in der Projektkultur.

Transparenz: Viele Projekte scheitern daran, dass Mitarbeiter die Gründe für das Projekt oder für eine Entscheidung im Projekt nicht nachvollziehen können. Achten Sie deshalb auf Transparenz. Machen Sie deutlich, welche Ziele mit dem Projekt verbunden sind und warum es für Ihr Unternehmen bzw. den Kunden wichtig ist. Erläutern Sie auch, welche Folgen Budgetabweichungen und die Nichteinhaltung von Terminen haben können.

Informationsfluss: Nicht nur Sie benötigen Informationen, auch Ihre Teammitglieder können ohne diese nicht arbeiten. Stellen Sie deshalb den Informationsfluss im Team sicher. Verankern Sie Kommunikationskanäle und -maßnahmen in der Projektkultur. Greifen Sie auf bewährte Kommunikationsmaßnahmen, wie z.B. regelmäßige Meetings oder wöchentliche Status-Mails, zurück und ergänzen Sie sie bei Bedarf. Achten Sie darauf, Ihr Team nicht mit unnötigen Informationen zu überfrachten.

Rollen und Aufgaben: Achten Sie auf eine klare Rollen- und Aufgabenverteilung im Team. Nur wenn jeder weiß, was von ihm erwartet wird, kann er diese Erwartungen erfüllen. Wählen Sie die Rollen für die Teammitglieder nach Möglichkeit so, dass sie ihren Stärken entsprechen und sie sich mit ihnen identifizieren können. Dies wird nicht immer möglich sein, hilft aber dort, wo es klappt, Konflikte zu vermeiden und Ergebnisse zu steigern.

Arbeitsumgebung und Hilfsmittel: Gerade wenn das Team abteilungs- und ortsübergreifend zusammenarbeitet, müssen die Rahmenbedingungen stimmen. Dies fängt bei den Räumlichkeiten an, kann ein Online-Video-System für Teambesprechungen erforderlich machen und beinhaltet auch Hilfsmittel, wie z.B. Checklisten und Software. Für einen reibungslosen Start sollte alles Erforderliche von Anfang an zur Verfügung stehen.

Keine Störungen von außen: Ihr Team hat neben dem Projekt zahlreiche weitere Aufgaben unterschiedlichster Priorität. Achten Sie darauf, dass trotzdem genügend Zeit für die Aufgaben im Projekt zur Verfügung steht – beispielsweise, indem Sie Ihr Team gegen Störungen und/oder zusätzliche Aufgaben von außen abschirmen. Kämpfen Sie im Zweifel dafür, dass keine weiteren Anforderungen auf die Teammitglieder zukommen oder aber anderen Projekten keine höhere Priorität eingeräumt wird.

Projektkultur: Entwickeln Sie ein feines Gespür für Unzufriedenheit und Konflikte. Diese binden nicht nur Kraft und Zeit, sondern wirken sich insgesamt negativ auf das Projekt aus. Lernen Sie deshalb, »das Gras wachsen zu hören«, und gehen Sie Konflikten früh genug nach. Je schneller sie aus der Welt sind, umso besser.

Diese und viele weitere „Überlebensstrategien“ für Projektleiter liefert Ihnen das „Survival-Kit für Projektleiter“, das Sie im » Haufe-Shop bestellen können.

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