Agile Projekte – Wenn klassisches Projektmanagement an seine Grenzen stößt

Wenn im Projektmanagement das Ziel feststeht, aber der Weg dorthin aufgrund der Komplexität noch offen ist, stößt das klassische Projektmanagement schnell an seine Grenzen. Dann muss dynamisch geführt werden, mit Flexibilität, zusätzlichen Freiheiten für die Mitarbeiter und einer engen, interaktiven Zusammenarbeit im Team. Projektleiter benötigen deshalb nicht nur Führungskompetenzen, sondern auch ein gehöriges Maß an Resilienz.

Weshalb Projektleiter unter diesen Voraussetzungen besonders gefordert sind und was Resilienz bedeutet, erklärt Cornelia Wüst, Geschäftsführerin von Tiba Coaching.

Bei immer mehr Projekten steht zwar das Ziel, nicht aber der Weg dorthin fest. Sie sind zu komplex, um Meilensteine definieren und Zeitpläne erstellen zu können. Stattdessen müssen sich Projektleiter und Team ganz neuen Herausforderungen stellen – nämlich der ständigen Änderung von Kundenanforderungen und anderer Parameter. Die Konsequenz: Das klassische Projektmanagement hat hier keine Chance. Also werden die Projekte dynamisch geführt. Gefragt sind dabei erheblich mehr Flexibilität und eine enge, interaktive Zusammenarbeit im Team mit den entsprechenden Freiheiten für die Mitarbeiter.

Gerade diese Freiheiten sind oft auch mit mehr Stress verbunden – und zwar sowohl für den Projektleiter als auch für die Mitarbeiter. Diese müssen ihre Ergebnisse aufgrund der immer wieder neu definierten Rahmenbedingungen ständig hinterfragen und oft genug verwerfen. Sie müssen lernen, auch dann Entscheidungen zu treffen, wenn sie nicht alle Details ausgiebig prüfen konnten. Und erfahren, dass ihr Lösungsvorschlag vielleicht gar nicht zu den Ergebnissen einer anderen Projektgruppe passt. Bei mangelnder oder falscher Führung führt dies schnell zu Stress und Demotivation.

Auch die Projektleiter sind extrem gefordert:  Sie entscheiden in letzter Instanz, welchen Lösungsweg ihr Team einschlägt, welche bisherigen Lösungsschritte wieder verworfen werden und wo komplett neu angesetzt wird. Dabei haben sie aufgrund der Komplexität der Fragestellung nicht die geringste Chance, diese komplett zu durchdringen. Sie müssen auf die Teilergebnisse, Informationen und Argumente ihrer Teammitglieder vertrauen.

Klassische Führungsmethoden haben hier genauso wenige Chancen wie klassisches Projektmanagement. Gefragt ist vielmehr eine agile Führung, bei der sich Führungskräfte vom Vorgesetzen mit Befugnis zu Entscheidungen und direkten Anweisungen zum Mentor ihrer Mitarbeiter und ihrer Projektteams wandeln. Dafür müssen sie einen Teil ihrer Macht abgeben und dem Projektteam genügend Freiraum geben, um eigenverantwortlich scheinbare Sachzwänge, Prozesse und Vorgaben zu hinterfragen. Zudem benötigen sie neben einem gut ausgebauten Netzwerk vor allem auch persönliche Eigenschaften wie Kommunikations- und Überzeugungsstärke, Motivation und Weitblick.

Damit der Projektleiter diese schwierige Aufgabenstellung bewältigen kann, benötigt er neben Führungskompetenzen und der Abgabe von Entscheidungsbefugnissen auch eine hohe Resilienz. Nur so kann er in dem stetigen Wechsel der Rahmenbedingungen und den immer neuen Informationen verantwortungsvolle und vorausschauende Entscheidungen treffen, ohne von neuen Entwicklungen überrollt zu werden. Resilienz hilft ihm dabei, persönlich mit Unsicherheiten, Krisen und Konflikten im Projekt sowie mit Druck und Rückschlägen umzugehen.

Checkliste:

Die sieben Säulen der Resilienz nach Dr. Karen Reivich und Dr. Andrew Shatté, zwei US-Forscher der Universität Pennsylvania

  1. Optimismus– Die Überzeugung und der Wunsch, es zu schaffen, ist Grundvoraussetzung.
  2. Akzeptieren der Situation– Die Situation mit ihren Gegebenheiten annehmen.
  3. In Lösungen denken– Lösungen entwickeln anstatt das Problem weiter zu analysieren.
  4. Selbstwirksamkeit– Besinnen auf persönliche Stärken und verlassen der Opferrolle.
  5. Verantwortung übernehmen– Für das eigene Handeln die Verantwortung übernehmen.
  6. Netzwerkorientierung– Die persönlichen sozialen Netze gezielt auf- und ausbauen.
  7. Zukunft planen– Durch Ziele und Zukunftsbilder die Zukunft aktiv gestalten.

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